Eine Spesenabrechnung anlegen und abrechnen.

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Mit dem Modul Personalspesen die Auslagen der Mitarbeiter verwalten.



Spesen anlegen und prüfen

 

Legen Sie zunächst die erforderlichen Daten an. Dazu öffnen Sie das Modul Personalspesen und klicken anschließend unter Meine Personalspesen auf Anlegen. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in die folgende Daten eingegeben werden:

  • Spesen Beschreibung: Vergeben Sie einen eindeutigen Namen oder Bezeichnung für die Spesenabrechnung, bspw. Flug von Tegel nach München.

  • Produkt: Nutzen Sie ein bereits angelegtes Spesen Produkt, bspw. ein festes Produkt für Flüge oder erstellen Sie ein neues Spesen Produkt, direkt in der Eingabemaske. Alle bereits vorhandenen Spesen Produkte können Sie unter Konfiguration > Spesen Produkte einsehen. Hier können Sie ebenfalls weitere Produkte hinzufügen. Bei der Anlage eines Spesen Produktes ist darauf zu achten, ob Sie dieses Produkt auch zum Verkauf anbieten - in den meisten Fällen werden Sie das nicht, da dann in jedem Angebot auch dieses Produkt zur Auswahl stünde und die Produktauswahl unübersichtlich werden kann. Daher entfernen Sie am besten die Haken bei Kann verkauft werden und Kann eingekauft werden. Die Produktart ist in diesem Fall ein Verbrauchsartikel.

  • Stückpreis: Hier wird die Nettosumme der Spesen eingegeben.

  • Anzahl: Die eingegebene Anzahl vervielfacht den Gesamtbetrag. Wenn Sie bspw. zwei Flüge gebucht haben, dann wird hier eine zwei eingetragen.

  • Steuern: Tragen Sie hier die jeweils benötigten Steuern ein. Bei einem konfigurierten Odoo sind standardmäßig, die für Ihr Unternehmen passenden Steuern bei Produktanlage vorausgewählt.

  • Gesamtbetrag: Hier wird die Gesamtsumme der Personalspesen inkl. Steuern ausgegeben.

  • Zahlung von: Dies ist eine wichtige Auswahl, da Sie hier festlegen, ob eine Erstattung der Spesen an einen Mitarbeiter erfolgen muss. Hat ein Mitarbeiter mit privatem Geld die Auslage beglichen, so wählen Sie Mitarbeiter (zu vergüten), wurde bspw. der Flug nach München mit der Firmenkreditkarte bezahlt, so wählen Sie Unternehmen.

  • Datum: Tragen Sie hier den Tag des Spesenereignisses ein.

  • Mitarbeiter: Hier wird der Spesenverursacher eingetragen, also der Mitarbeiter, der die Spesen erzeugt hat.

  • Spesenjournal: Hier ist die Art der Rechnung entscheidend. In den meisten Fällen wird hier das standardmäßig autom. hinterlegte Journal Einkauf passend sein.

    Sind alle Daten erfasst, können Sie den Vorgang speichern. Sind die Daten korrekt können Sie die Spesen in den nächsten Status schieben und an den Manager zur Überprüfung und Freigabe geben, wählen Sie dazu Dem Manager vorlegen aus.

Ein Mitarbeiter in der Stufe Manager kann auch selbst Spesen anlegen, je nachdem wie Ihre internen Prozesse definiert sind. Für den entsprechenden Mitarbeiter ist die Filterung nach Zur Genehmigung wahrscheinlich die hilfreichste, da dann nur Vorgänge angezeigt werden, die durch ihn bearbeitet werden müssen.










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Nun kann der  Manager einen Vorgang auswählen, diesen prüfen und freigeben, dazu wählt er Genehmigen aus. Liegt ein Fehler vor, entweder in der Summe oder es wurde bspw. ein falscher Mitarbeiter ausgewählt, kann der Manager die Abrechnung nicht freigeben und wählt Zurücksetzen aus. Damit wird der Vorgang nicht freigegeben, sondern abgelehnt. Der entsprechende Mitarbeiter erhält eine Information und kann den Vorgang korrigieren, anschließend wird der Vorgang wieder dem Manager vorgelegt.

Nach dem die Spesen durch den Manager genehmigt worden sind, befindet sich der Vorgang im Status Genehmigt. Hier kann eine weitere Prüfung - je nach den internen Prozessen - stattfinden, in dem die Bearbeitung nun in die Buchhaltung übergeben wird.  

Alle Personalspesenvorgänge, die im Modul Personalspesen angelegt wurden, werden auch autom. im Bereich Finanzen bzw. Abrechnung unter Einkäufe und Personalspesen aufgeführt.  

Ein Mitarbeiter aus der Buchhaltung kann nun den genehmigten Vorgang aus buchhalterischer Sicht prüfen, bspw. ob die korrekten Debitoren- und Kreditorenkonten ausgewählt sind, bzw. die Aufwands- und Erlöskonten.

Liegt ein Fehler vor, bspw. ein falsches Erlöskonto, kann der Mitarbeiter die Buchungen nicht bestätigen, sondern bricht mit Zurücksetzen den Vorgang ab. Der entsprechende Mitarbeiter wird informiert und kann den Fehler korrigieren. Anschließend wird die Abrechnung wieder zunächst dem Manager und anschließend dem Mitarbeiter aus der Buchhaltung vorgelegt.

Ist alles korrekt, kann der Mitarbeiter die Buchung der Spesen bestätigen, in dem er Buchungen quittieren auswählt. Die Spesenabrechnung ist nun vollständig genehmigt und kann bei entsprechender Zahlungsweise, dem Mitarbeiter erstattet werden. Der Vorgang befindet sich nun im Status Zahlung erwartet.


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Auszahlung der Spesen

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Um eine genehmigte Spesenabrechnung zur Auszahlung anzulegen, muss eine Transaktion im Bereich Finanzen bzw. Abrechnung im Journal Bank angelegt werden.

Dazu öffnen Sie das Modul Finanzen bzw. Abrechnung. Sie befinden sich im Dashboard der Buchhaltung und haben verschiedene Journale als Kacheln zur Auswahl.

Klicken Sie im Journal Bank auf Mehr. Es öffnet sich eine neue Ansicht. Sie haben drei Spalten zur Auswahl: Ansicht, Neu und Abstimmung. Wählen Sie in der Spalte zwei  - Neu - den ersten Punkt Transaktion aus.

Es öffnet sich eine Eingabemaske. Fügen Sie einen Eintrag in der Transaktion hinzu. Im Feld Partner wählen Sie den Mitarbeiter (Spesenverursacher) aus. Im Feld Betrag wird der Gesamtbetrag der Spesenabrechnung als negativer Wert eingegeben. Die Benennung der Spesen steht Ihnen frei, das Feld Memo ist ein Pflichtfeld. Der hier eingegebene Vermerk wird im Buchungssatz sichtbar.


Sind alle Daten korrekt eingegeben, können Sie über Ausgleich den Vorgang fortführen. Sie kommen nun in eine Kontenansicht, in der Sie die bevorstehende Buchung noch einmal überprüfen können. Sind die geplanten Buchungen korrekt, können Sie mit Validieren die Buchung bestätigen. Sie gelangen nun in die ursprüngliche Transaktionsübersicht zurück. Hier muss eine weitere Bestätigung erfolgen, um den Vorgang abzuschließen.  
Die Spesenabrechnung ist nun unter gezahlt zu finden.


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